L'ombre, ayant son siège social à 8740 Pittem, Moortelmeers 3, avec le numéro d'entreprise BE 0841.668.406,

Ci-après dénommée : « L'ombre »,

Déclare ce qui suit :

L'ombre traite des données à caractère personnel dans le cadre de la mission confiée par le client, ainsi qu'en cas de prise de contact via le formulaire de contact et/ou la visite du site web (www.lombre.be). Cela en tant que responsable du traitement ou en tant que sous-traitant, selon les circonstances spécifiques.

L'ombre est responsable du traitement dans la mesure où le traitement des données à caractère personnel a lieu à ses propres fins et où L'ombre détermine elle-même les moyens à cette fin. Dans la mesure où les données à caractère personnel des personnes concernées sont traitées sur instruction du client, L'ombre agit en tant que sous-traitant.

L'ombre reconnaît l'importance d'un traitement sécurisé des données à caractère personnel. En ce sens, tant L'ombre que le client reconnaissent que chaque traitement se fera conformément à la législation nationale en vigueur, y compris la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel, ainsi que le Règlement (UE) 2016/679 (ci-après : RGPD) en vigueur depuis le 25 mai 2018 et s'engagent à le respecter. En cas de modifications législatives substantielles, L'ombre s'engage à adapter la politique de confidentialité en conséquence.

La politique de confidentialité ainsi que les éventuelles modifications sont consultables à tout moment sur le site web de L'ombre, www.lombre.be.

Pour une bonne compréhension de cette politique de confidentialité, les termes suivants ont la signification suivante :

• RGPD : Règlement n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE, également appelé Règlement Général sur la Protection des Données ou GDPR ;
• Données à caractère personnel : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable telle qu'un nom, une adresse électronique, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs éléments propres à l'identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
• Personne concernée : La personne physique identifiée ou identifiable ;
• Consentement de la personne concernée : Toute manifestation de volonté libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement ;
• Sous-traitant : Une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
• Traitement : Toute opération ou ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction ;
• Responsable du traitement : La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel ;
• Violation de données : Toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à de telles données.

Portée de la politique de confidentialité

1. Relations contractuelles

La présente politique de confidentialité s'applique à la relation contractuelle entre L'ombre et le client ou la personne concernée et reste en vigueur pendant toute la durée de la mission. Des dérogations à la politique de confidentialité sont admissibles en cas de relation contractuelle entre le client ou la personne concernée et L'ombre, uniquement si elles sont justifiées par des exigences légales ou après le consentement explicite ou implicite des deux parties. Les modifications substantielles seront expressément communiquées sur le site web.

• Site web

En consultant le site web de L'ombre (www.lombre.be) et/ou en utilisant le formulaire de contact, la personne concernée reconnaît avoir pris connaissance de la politique de confidentialité et accepte que L'ombre puisse utiliser les données à caractère personnel collectées en tenant compte de l'ampleur de la demande pour laquelle les données ont été fournies (art. 6.1.a et 6.1.b RGPD).

L'ombre ne garantit en aucun cas l'exhaustivité, la correction et la mise à jour des informations contenues sur le site web, ni le contenu des sites web de tiers vers lesquels il est fait référence.

Traitement des données personnelles

L'ombre garantit que les données à caractère personnel sont collectées et traitées de manière transparente et uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Tout traitement est limité à ce qui est nécessaire aux fins pour lesquelles le traitement est effectué. L'ombre veille à ce que les données à caractère personnel soient correctement enregistrées et mises à jour si nécessaire.

Dans le cadre des services fournis par L'ombre, les données personnelles collectées comprennent le nom, le prénom, l'adresse électronique, l'adresse (géolocalisation) et le numéro de téléphone du client ou de la personne concernée, ainsi que toute autre information personnelle que le client ou la personne concernée choisit de communiquer dans sa demande d'informations ou de services auprès de L'ombre. Aucune donnée pouvant être considérée comme sensible ou relevant d'une catégorie particulière de données à caractère personnel ne sera traitée.

L'ombre ne conserve pas les données à caractère personnel qu'elle traite pendant une durée excédant celle nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement ou requise par la loi.

Motif du traitement

En utilisant les services de L'ombre ou en remplissant le formulaire de contact sur le site web et en transmettant des données personnelles dans le cadre de ce processus, le client reconnaît et accepte que ces données puissent être traitées (art. 6.1.b) de la loi sur la protection des données). Le client et/ou la personne concernée reste toutefois propriétaire des données mises à disposition.

Pour les données personnelles que L'ombre, en tant que responsable, reçoit pour le compte du client et qui sont utilisées à des fins de marketing et de gestion de la clientèle, L'ombre s'appuie sur la base juridique de l'intérêt légitime, à savoir la situation dans laquelle la personne concernée est un client de L'ombre parce qu'elle a passé une commande (article 6.1.b et f) de la loi sur la protection des données) ou a obtenu un consentement explicite (article 6.1.a) de la loi sur la protection des données).

Le client, en sa qualité de personne concernée, a à tout moment la possibilité de modifier ou de retirer le consentement donné, dans la mesure où le traitement est fondé uniquement sur son consentement.

Finalités du traitement

L'ombre traite les données à caractère personnel aux fins suivantes:

Type de données	Finalités
Nom, prénom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et numéro de TVA	Exécution des services, finalités comptables (facturation), obligations légales (obligation d'identification)
Nom, prénom, adresse, adresse e-mail	Information sur les produits et services, traitement des demandes adressées à L'ombre par e-mail ou via le site web
Nom, prénom, adresse, adresse e-mail	Marketing direct, promotions et offres ciblée

Lorsque vous visitez le site web de L'ombre et, le cas échéant, utilisez le formulaire de contact, il se peut que certaines informations doivent être mises à disposition pour faciliter la prise de contact. Ces informations ne seront utilisées qu'en interne.

L'ombre utilise également des cookies qui peuvent enregistrer certaines informations sur la visite du site web, y compris des données personnelles.

Lorsque L'ombre est sollicitée, elle doit également disposer de certaines données à caractère personnel qui sont nécessaires à l'exécution du contrat.

Lors de tout traitement, L'ombre n'utilisera que les données à caractère personnel qui sont minimalement nécessaires dans le cadre du service demandé.

Mesures techniques et organisationnelles appropriées

L'ombre prendra les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour le traitement sécurisé des données à caractère personnel, limitant ainsi le risque de destruction, de perte, de modification ou de traitement non autorisé. Ces mesures tiennent compte des pratiques en vigueur dans le secteur, de l'état de la technique, de la nature, de la portée et du contexte du traitement, des finalités du traitement et des éventuels risques associés pour les droits et libertés des personnes concernées. Sur demande écrite, L'ombre fournit des informations détaillées sur la politique de sécurité utilisée.

Sous-traitants et transformateurs

L'ombre fait appel à des sous-traitants qui traitent les données à caractère personnel pour le compte et sous le contrôle de L'ombre. Ce traitement est à tout moment limité à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de la tâche concernée.

L'ombre s'assure que les sous-traitants qu'elle désigne, y compris ses employés et sous-traitants, traitent les données à caractère personnel conformément au droit applicable et s'engage, par contrat ou autrement, à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires sur la base de l'article 28 de la loi sur la protection des données (AVG).

Les employés de L'ombre et les sous-traitants se sont engagés contractuellement à respecter la confidentialité des données à caractère personnel.

A cet égard, le sous-traitant décide de manière autonome de la manière dont les données personnelles sont traitées, en tenant compte des risques liés à son expertise. En l'absence de la même expertise, L'ombre, en tant que responsable du traitement, n'est pas responsable des traitements illicites effectués à la suite d'une évaluation erronée du sous-traitant ultérieur. L'ombre ne porte donc aucune responsabilité en cas de perte ou de corruption de données, de vol de données, de virus ou d'autres attaques sur les systèmes informatiques et les serveurs (cloud) du sous-traitant ultérieur.

Transfert de données à caractère personnel à des tiers

Sauf en ce qui concerne les employés et les sous-traitants impliqués dans la fourniture de services, L'ombre n'échangera pas de données à caractère personnel avec des tiers, sauf en cas de consentement explicite, à la demande de la personne concernée, des autorités judiciaires ou lorsque la loi l'exige. Dans ce dernier cas, L'ombre informe sans délai la personne concernée de la demande adressée aux organes et/ou autorités concernés.

Traitement des données au sein de l'Union européenne

L'ombre s'efforce de limiter le transfert et le traitement des données à caractère personnel à des pays de l'Espace économique européen ou à des pays qui assurent un niveau de protection adéquat équivalent à celui garanti par le RGPD et la présente politique de confidentialité, en tenant compte du traitement prévu, de la portée et de la catégorie des données à caractère personnel à traiter, du pays de destination et des règles de droit applicables dans le pays concerné. En cas de traitement en dehors des limites de l'Espace économique européen, L'ombre fournira des explications supplémentaires sur demande écrite de la personne concernée.

Droits de la personne concernée

Dans le cadre de la LVP, la personne concernée dispose des droits suivants à l'égard des données à caractère personnel collectées et traitées (articles 12 à 22 LVP) : le droit d'accès, le droit de rectifier et/ou de compléter les données collectées, le droit de limiter la finalité du traitement, le droit à la transférabilité des données, le droit à l'oubli et le droit d'opposition.

Les questions relatives à la collecte et au traitement des données personnelles ou à l'exercice de vos droits en tant que personne concernée peuvent être adressées à L'ombre par demande écrite et motivée à info@lombre.be ou par courrier à 8740 Pittem, Moortelmeers 3. L'ombre traite chaque demande sans délai et fournit un retour d'information dans un délai de 30 jours. Dans certains cas, L'ombre a le droit de prolonger ce délai de deux mois, auquel cas L'ombre informera la personne concernée dans les 30 jours suivant la réception de la demande (art. 12.3 AVG).

Période de conservation des données à caractère personnel

L'ombre garantit qu'elle conservera les données personnelles collectées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie, à l'exception des pièces justificatives comptables et de celles relatives aux actions en responsabilité, qui peuvent justifier une durée de conservation plus longue en vertu des dispositions légales applicables. Les autres données qui peuvent être nécessaires pour assurer un service après-vente adéquat ou des services futurs sont conservées sous forme anonyme dans la mesure du possible, de sorte qu'elles ne puissent pas être reliées à des personnes identifiables pendant une période plus longue que nécessaire.

Lorsque la conservation des données à caractère personnel n'est plus nécessaire, elles sont détruites ou effacées de manière sécurisée, ou mises à la disposition de la personne concernée.

Mesures en cas de violation de données

L'ombre prend les mesures nécessaires pour éviter une perte de données. Toutefois, si une telle perte devait se produire, L'ombre s'engage à la signaler à l'Autorité de protection des données (APD) dans les délais légaux. Cette obligation d'information ne s'applique que dans la mesure où la violation de données semble être à grande échelle ou implique un impact important sur la sécurité.

Si une violation de données présente également un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, L'ombre informera la personne concernée dans un délai raisonnable.

L'ombre coopère pleinement avec les autorités compétentes en fournissant les informations nécessaires et en atténuant les conséquences de la violation.

Autres dispositions

L'ombre garantit aux personnes concernées le soutien nécessaire pour remplir leurs obligations, sauf s'il s'agit d'informations confidentielles ou qui ne peuvent être communiquées en raison d'une disposition légale. Le responsable du traitement des données personnelles à L'ombre est M. Kevin Vanhaverbeke (info@lombre.be). En outre, pour plus d'informations concernant le traitement des données personnelles, vous pouvez toujours contacter l'Autorité de protection des données à 1000 Bruxelles, Rue du Printing Press 35 (022/74.48.00) ou www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

En cas de nullité d'une ou de plusieurs dispositions de la présente politique de confidentialité, ces dispositions seront interprétées conformément à la LVP. La nullité d'une des dispositions n'affecte pas la validité des autres dispositions de cette politique de confidentialité. En cas de divergence entre la politique de confidentialité et l'accord conclu entre L'ombre et le client ou la personne concernée, les dispositions de ce dernier prévaudront.

L'ombre se réserve le droit de modifier la politique de confidentialité si cela s'avère nécessaire pour se conformer à ses droits et/ou obligations en vertu de la LVP. Les modifications substantielles seront toujours annoncées sur le site web. Nous vous conseillons de visiter régulièrement le site web pour vous tenir au courant des dernières modifications.

La présente politique de protection de la vie privée est régie exclusivement par le droit belge. Seuls les tribunaux de l'arrondissement judiciaire du siège social de L'ombre sont compétents pour connaître des litiges qui en découlent.